Tussen de regels

Had je moeten weten!

In het kader van de samenwerking met een firma stelde een medewerker een concrete en praktische vraag omtrent hoe en wie uitnodigen, en het antwoord kwam snel, maar liet ook verstaan dat die medewerker dat eigenlijk had moeten weten.

Dat viel op omdat uit dezelfde bron wel vaker op die toon geantwoord wordt. Het zal wel duidelijk zijn dat we niet met de vinger gaan wijzen en namen noemen, want daar wordt niemand wijzer van.

Mijn beste Watson

Ik wilde alleen maar aantonen dat het niet goed is voor een organisatie als je op die manier informatieve vragen beantwoordt. Zo op een toon van ‘dat had je nu toch moeten weten,” zodat de medewerkers het gevoel krijgen dat ze maar beter geen ‘domme’ vragen kunnen stellen.

Dan houdt iedereen zijn vragen voor zich en wordt de communicatie verstoord. Ik geloof veel meer in een open communicatie waarbij ook domme vragen vriendelijk en terzake worden beantwoordt. Je moet er trouwens toch al niet te veel van uit gaan dat algemeen bekende informatie ook in werkelijkheid algemeen bekend is.

Het geldt voor communicatie in het algemeen, en vooral als een van beiden de meerdere is in de hiërarchie zoals tussen ouders en kinderen, of tussen arts en patiënt.  Als je op een of andere manier het overwicht hebt op je gesprekspartner moet je dubbel oppassen met de manier waarop je antwoordt, want die manier zal bepalend zijn of en hoe in de toekomst vragen worden gesteld.

Beter een vraag te veel dan een te weinig. Zelfs als het antwoord voor zich schijnt te spreken. Het is vaak pas wanneer je begint te antwoorden, dat je er achter komt dat het niet zo evident als je zou denken. Als je die zogeheten evidentie moet gaan benoemen is het een ander paar mouwen en ontdek je dat er meer over te zeggen valt.

Ondertoon

Mensen stellen vragen vaak om nog andere redenen dan alleen maar iets bij te leren. Het kan zijn dat er ook een vraag achter schuilt, of bepaalde manieren van doen nog wel gepast en afdoende zijn. Het kan dus zijn dat de organisatie in zekere zin in vraag gesteld wordt. Ik kan me voorstellen dat dit enige kribbigheid kan veroorzaken bij de verantwoordelijken, die vaak onbewust defensief reageren en wellicht daarom een toon aanslaan die niet uitnodigt tot verdere communicatie.

Een goede raad dus, telkens als u in een positie verkeert waarin u om informatie gevraagd wordt, in het bijzonder met mensen met wie u in de toekomst nog zult samenwerken, probeer aardig te zijn en het antwoord te ontdoen van snibbige opmerkingen. Het zal de organisatie ten goede komen.